Dacă deții o platformă as a service (PaaS), un magazin online, o aplicație mobilă sau chiar un simplu site de prezentare/blog pe care sunt postate diverse articole (le vom numi general “site/aplicație mobilă”), cel mai probabil știi deja că există anumite documente legale pe care trebuie să le faci disponibile utilizatorilor: politica de confidențialitate, politica de cookie-uri și termenii și condițiile de utilizare a site-ului/aplicației mobile.

În acest articol, ne vom focusa pe importanța termenilor și condițiilor, precum și pe aspectele principale pe care ar trebui să le reglementezi prin intermediul acestora.

1. Ce sunt termeni și condițiile și de ce sunt importante?

Din punct de vedere juridic, termenii și condițiile reprezintă contractul încheiat între tine și utilizatori. Cu alte cuvinte, termenii și condițiile stabilesc modul în care site-ul/aplicația mobilă funcționează și pot fi utilizate și, totodată, informează utilizatorii despre produsele, serviciile și alte funcționalități disponibile pe site/în aplicația mobilă.

De aceea, este esențial ca acest document să conțină toate informațiile relevante pentru relația dintre utilizatori și tine.

Complexitatea termenilor și condițiilor depinde de tipul de activitate pe care intenționezi să o desfășori prin site/aplicația mobilă. Spre exemplu, termenii și condițiile unui site de prezentare/blog pe care doar publici anumite articole au o complexitate redusă în comparație cu termenii și condițiile unui magazin online sau ai unei platforme (PaaS). În general, cu cât site-ul/aplicația mobilă permit utilizatorilor să facă mai multe tipuri de acțiuni/operațiuni, se adresează mai multor categorii de utilizatori sau operează în domenii de activitate cu reglementări specifice, cu atât mai multe aspecte trebuie luate în calcul, iar termenii și condițiile vor fi mai complecși.

2. Ce ar trebui inclus în termeni și condiții?

Conținutul termenilor și condițiilor depinde de serviciile, produsele și funcționalitățile ce sunt disponibile pe site/în aplicația mobilă, neexistând un model standard de termeni și condiții care să poată fi utilizat pentru orice tip de site/aplicație mobilă.

De regulă, termenii și condițiile cuprind informații referitoare la:

• companie – denumirea companiei, sediul și datele de contact necesare pentru ca utilizatorii să poată lua legătura cu tine, numărul de ordine în Registrul Comerțului (J-ul), codul unic de înregistrare (CUI-ul);
• utilizarea site-ului/aplicației mobile și contul de utilizator – scopul site-ului/aplicației mobile și căror persoane li se adresează; dacă este necesar să își înregistreze un cont de utilizator sau pot folosi site-ul/aplicația mobilă și serviciile/produsele/funcționalitățile disponibile pe site/în aplicația mobilă chiar și în lipsa unui astfel de cont; ce acțiuni pot fi făcute din contul de utilizator, inclusiv cum poate fi șters contul;
• conduita / obligațiile utilizatorilor – ce obligații au utilizatorii atunci când folosesc site-ul/aplicația mobilă și serviciile/produsele; care sunt conduitele interzise pe site/în aplicația mobilă, inclusiv consecințele nerespectării obligațiilor și a prevederilor privind conduita;
• anumite funcționalități ale site-ului/aplicației mobile – care sunt funcționalitățile disponibile pe site/în aplicația mobilă și cum pot fi utilizate; dacă și ce condiții trebuie îndeplinite pentru utilizarea lor;
• plasarea comenzilor, livrare, retur, garanție – aceste informații trebuie să se regăsească mai ales în cazul unui magazin online, unde ar trebui specificat cum poate fi plasată o comandă, care sunt termenele și costurile de livrare a acesteia, dacă și în ce condiții și termene poate fi returnată o comandă online; care este garanția oferită utilizatorului etc.;
• abonamente și plăți / modalități de plată – orice sume pe care utilizatorul trebuie să le achite ar trebui stabilite și afișate într-un mod clar și transparent; ar trebui precizat dacă utilizarea anumitor funcționalități/servicii/produse implică plata unui preț/abonament; care sunt termenele și modalitățile de plată; dacă abonamentele se reînnoiesc automat; dacă este posibilă debitarea automată a cuantumului abonamentului de pe cardul utilizatorului etc.;
• drepturile de proprietate intelectuală – ar trebui inserată o clauză ce conține aspecte privind proprietatea intelectuală asupra site-ului/aplicației mobile și serviciilor/produselor, inclusiv orice licențe acordate ca urmare/pentru utilizarea site-ului/aplicației mobile;
• cazurile în care accesul / utilizarea site-ului/aplicației mobile pot fi suspendate sau interzise – ar trebui stabilite care sunt cazurile în care utilizatorului i se poate suspenda sau interzice să mai acceseze și utilizeze site-ul/aplicația mobilă, spre exemplu ce se întâmplă în cazul în care conduita utilizatorului nu este conformă;
• răspunderea juridică – o astfel de clauză poate conține prevederi referitoare la anumite despăgubiri datorate în cazul nerespectării obligațiilor și repararea prejudiciului; În plus, prin termeni și condiții, operatorul site-ului/aplicației mobile poate dispune asupra limitării răspunderii sale în anumite situații;
• legea aplicabilă și soluționarea disputelor cu utilizatorii – având în vedere natura sa juridică de contract, termenii și condițiile ar trebui să conțină prevederi referitoare la legislația aplicabilă și instanțele competente să judece eventualele litigii izvorâte cu utilizatorii, în legătură cu termenii și condițiile și utilizarea site-ului/aplicației mobile și serviciilor/produselor.

3. Unde trebuie publicați termenii și condițiile?

Termenii și condițiile trebuie publicați într-un loc ușor accesibil utilizatorului și să fie disponibili pe fiecare pagină a site-ului/aplicației mobile – de exemplu, în footer.

4. Trebuie cerut acordul utilizatorilor cu privire la termeni și condiții?

Ca regulă generală, da. Dar în mod practic, depinde de tipul de activitate pe care o desfășori prin intermediul site-ului/aplicației mobile. Spre exemplu, în cazul site-urilor de prezentare/blogurilor, în practică, se consideră că simpla utilizare a site-ului reprezintă acordul utilizatorului cu privire la termeni și condiții.

În schimb, atunci când activitatea desfășurată presupune vânzarea unor produse, oferirea unor servicii sau alte activități care implică plata anumitor sume de bani de către utilizatori, ar trebui să obții acordul expres al utilizatorului cu privire la termeni și condiții.

Acordul expres se obține de obicei prin intermediul unui check-box pe care utilizatorul trebuie să îl bifeze la crearea contului și/sau atunci când plasează o comandă. De asemenea, ar trebui să păstrezi logg-ul bifei împreună cu versiunea de termeni și condiții acceptată pentru a putea proba consimțământul utilizatorului.

5. De ce alte aspecte să mai ții cont cu privire la termeni și condiții

• limbajul și claritatea – este important ca termenii și condițiile să fie corecți din punct de vedere juridic, dar în același timp să folosească un limbaj simplu, care să poată fi înțeles de către toți utilizatorii site-ului/aplicației mobile; Astfel, informațiile ar trebui prezentate utilizatorilor într-un mod clar, concis și complet;
• personalizarea - conținutul termenilor și condițiilor se stabilește în funcție de serviciile/produsele oferite pe site/în aplicația mobilă. Este important ca aceștia să fie adaptați specificului activității și să nu conțină clauze sau informații irelevante sau inaplicabile. Ar trebui evitate copierea sau preluarea ca atare a prevederilor unor termeni și condiții din alte surse, fără ca acestea să fie verificate și personalizate, din cel puțin două motive:
  • este posibil ca acei termeni și condiții să fie protejați de drepturi de proprietate intelectuală care astfel ar fi încălcate;
  • există riscul ca anumite prevederi să nu fie aplicabile, chiar dacă produsul pare similar sau chiar identic (mai ales dacă sunt preluați de pe site-uri/aplicații mobile din alte state, cărora li se aplică alte prevederi legale);
• actualizarea periodică – termenii și condițiile trebuie revizuiți periodic, pe de o parte pentru a te asigura că toate prevederile lor sunt încă aplicabile și, pe de altă parte, pentru a îi verifica din punct de vedere al legislației, respectiv dacă între timp s-au modificat anumite prevederi legale sau există prevederile legale noi; Utilizatorii ar trebui informați în avans cu privire la modificările aduse termenilor și condițiilor (în anumite cazuri, ar trebui inclusiv luat din nou acordul utilizatorilor);
• legislația aplicabilă - anumite servicii/produse sunt supuse unor reglementări stricte sau unor cerințe legale specifice; Astfel, site-urile/aplicațiile mobile care operează în domenii ce privesc astfel de servicii/produse trebuie să asigure permanent conformarea termenilor și condițiilor cu aceste cerințe legale specifice;
• canale de comunicare – oferă informații de contact utilizatorilor, astfel încât aceștia să te poată contacta în cazul în care au întrebări sau nelămuriri cu privire la termeni și condiții. O bună asistență acordată utilizatorilor poate ajuta la soluționarea cererilor lor și poate preveni disputele.

Termenii și condițiile sunt un document legal esențial pentru orice site/aplicație mobilă, iar modul în care aceștia sunt redactați și aplicabili poate avea un impact semnificativ asupra relației cu utilizatorii.

În același timp, un alt aspect important în relația cu utilizatorii este modul în care le prelucrezi datele cu caracter personal atunci când utilizează site-ul tău/aplicația ta mobilă. Dacă vrei să afli mai multe despre cum ar trebui să informezi utilizatorii despre prelucrarea datelor lor și cum ar trebui să arate politica de confidențialitate, citește articolul nostru pe acest subiect aici .